1. Defineix els objectius del projecte

Aquesta etapa inclou la determinació d’informació de:

– Quins són els resultats més importants o prioritaris que esperes obtenir.

– Com es farà la repartició de tasques que componen les diferents activitats del projecte.

– Com dur a terme una estimació precisa de tots els recursos necessaris per a l’execució reeixida del projecte (humans, financers, materials, etc.).

2. Estima la càrrega laboral

S’ha de determinar el temps necessari per a completar les tasques i els terminis a respectar, mitjançant:

– La priorització de tasques.

– L’avaluació de la seva interdependència.

– L’anticipació de factors de risc i imprevistos.

– La planificació en el temps.

3. Assigna els recursos

L’assignació dels recursos per a cada tasca inclou l’avaluació de necessitats en termes de:

– Recursos humans (membres de l’equip).

– Recursos financers (pressupost).

– Recursos materials (maquinària, equips, etc.).

1. Elabora un informe de seguiment de projectes

De manera periòdica, el/la director/a del projecte ha de redactar un informe de seguiment del projecte que permeti constatar l’avanç d’aquest, dins dels terminis establerts.

Aquest és un document que pretén plasmar:

– Quines tasques estan acabades.

– Quines són les pròximes tasques.

– Qui ha intervingut en el desenvolupament de cada activitat.

– Les incidències i imprevistos trobats i com es farà front a aquests.

2. Convoca una reunió de seguiment de projecte

Un cop l’informe de seguiment estigui preparat, es comunicarà a les parts interessades. La reunió permetrà:

– Fer el seguiment als objectius aconseguits i a assolir.

– Visualitzar el progrés real del projecte i comparar-lo amb les previsions.

– Comunicar els imprevistos que ha pogut tenir el projecte.

– Proposar les mesures correctives i preventives que siguin necessàries.

Els inconvenients són inevitables en qualsevol projecte, però no tenen perquè ser negatius, al contrari: són una oportunitat per a millorar el projecte que tenim entre mans.

El primer pas per a això és conèixer els més habituals en tota execució de tasques:

– Falta de planificació: Molts treballs fracassen perquè no s’han establert objectius clars, ni s’ha elaborat un pla detallat de com aconseguir-los.

– Escassa coordinació: Un altre problema comú és la falta de coordinació entre les persones implicades, han d’estar alineades i treballar de manera coordinada per a evitar errors i retards.

– Canvi de requisits: El canvi d’opinió del client sobre el que vol o necessita pot suposar un retard i un augment dels costos.

– Falta de control: És essencial comptar amb mecanismes de control del progrés, així com detectar problemes a temps.

– Costos elevats: Molts projectes es veuen afectats per costos elevats i imprevistos, la qual cosa pot portar a una situació de pèrdues.

– Planifica detalladament: El desenvolupament del projecte depèn, en gran manera, de la seva planificació, per la qual cosa has de deixar clars els terminis, objectius i passos des del principi.

– Estableix un pla de projecte detallat: Assegura’t que tots els membres de l’equip l’entenen i el segueixen. El pla ha d’incloure totes les tasques necessàries, les dates límit i els responsables de cadascuna.

– Fes seguiment continu de tasques: És recomanable establir punts de control periòdics, mantenir una comunicació fluida amb l’equip, identificar possibles problemes i fer canvis en el projecte quan sigui necessari, sense perdre de vista els recursos i el pressupost.

– Comunica’t amb l’equip del projecte de manera clara i constant: Assegura’t que tots els participants estan al corrent dels avanços i dels problemes que es puguin presentar.

– Gestiona el teu temps i el del teu equip: El líder del projecte ha d’estar capacitat per a gestionar el temps per a garantir que el treball estigui fet en la data acordada. Això implica prioritzar tasques, realitzar reunions eficients i planificar les tasques diàries, entre altres coses.

– Tingues una visió clara i compartida del projecte: Tots els membres de l’equip han d’estar alineats amb els objectius i l’abast del projecte, així com saber de la seva evolució en tot moment.

– Assegura’t que totes les tasques s’han completat: Abans d’acabar el projecte, és important garantir que totes les tasques s’han realitzat correctament i que el producte o servei compleix amb els requisits establerts.

– Analitza els resultats: Acabat el projecte, és important fer una reunió de retrospectiva per a analitzar les lliçons apreses i compartir-les amb l’equip que ha dut a terme el desenvolupament (què s’ha fet bé, què malament, què es pot millorar, etc.).