1. Define los objetivos del proyecto

Esta etapa incluye la determinación de información de:

– ¿Cuáles son los resultados más importantes o prioritarios que esperas obtener?

– Cómo se hará la repartición de tareas que componen las diferentes actividades del proyecto.

– Cómo llevar a cabo una estimación precisa de todos los recursos necesarios para la ejecución exitosa del proyecto (humanos, financieros, materiales, etc.).

2. Estima la carga laboral

Se debe determinar el tiempo necesario para completar las tareas y los plazos a respetar , mediante:

– La priorización de tareas.

– La evaluación de su interdependencia.

– La anticipación de factores de riesgo e imprevistos.

– La planificación en el tiempo.

3. Asigna los recursos

La asignación de los recursos para cada tarea incluye la evaluación de necesidades en términos de:

– Recursos humanos (miembros del equipo).

– Recursos financieros (presupuesto).

– Recursos materiales (maquinaria, equipos, etc.).

1. Elabora un informe de seguimiento de proyectos

De forma periódica , el/la director/a del proyecto debe redactar un informe de seguimiento del proyecto que permita constatar el avance del mismo, dentro de los plazos establecidos.

Éste es un documento que pretende plasmar:

-Qué tareas están terminadas .

-Cuáles son las próximas tareas .

– Quien ha intervenido en el desarrollo de cada actividad.

– Las incidencias e imprevistos encontrados y cómo se hará frente a éstos.

2. Convoca una reunión de seguimiento de proyecto

Una vez preparado el informe de seguimiento , se comunicará a las partes interesadas. La reunión permitirá:

– Hacer el seguimiento a los objetivos alcanzados y alcanzar.

– Visualizar el progreso real del proyecto y compararlo con sus previsiones.

– Comunicar a los imprevistos que ha podido tener el proyecto.

– Proponer las medidas correctivas y preventivas que sean necesarias.

Los inconvenientes son inevitables en cualquier proyecto, pero no tienen por qué ser negativos , al contrario: son una oportunidad para mejorar el proyecto que tenemos entre manos.

El primer paso para ello es conocer a los más habituales en toda ejecución de tareas:

– Falta de planificación: Muchos trabajos fracasan porque no se han establecido objetivos claros, ni se ha elaborado un plan detallado de cómo conseguirlos.

– Escasa coordinación: Otro problema común es la falta de coordinación entre las personas implicadas, deben estar alineadas y trabajar de forma coordinada para evitar errores y retrasos.

– Cambio de requisitos: El cambio de opinión del cliente sobre lo que desea o necesita puede suponer un retraso y un aumento de los costes.

– Falta de control: Es esencial contar con mecanismos de control del progreso, así como detectar problemas a tiempo.

– Costes elevados: Muchos proyectos se ven afectados por costes elevados e imprevistos, lo que puede llevar a una situación de pérdidas.

– Planifica detalladamente: El desarrollo del proyecto depende, en gran medida, de su planificación, por lo que debes dejar claros los plazos, objetivos y pasos desde el principio.

– Establece un plan de proyecto detallado: Asegúrate de que todos los miembros del equipo le entienden y le siguen. El plan debe incluir todas las tareas necesarias, las fechas límite y los responsables de cada una.

– Realiza seguimiento continuo de tareas: Es recomendable establecer puntos de control periódicos, mantener una comunicación fluida con el equipo, identificar posibles problemas y realizar cambios en el proyecto cuando sea necesario, sin perder de vista los recursos y el presupuesto.

– Comunícate con el equipo del proyecto de manera clara y constante: Asegúrate de que todos los participantes están al corriente de los avances y problemas que se puedan presentar.

– Gestiona tu tiempo y el de tu equipo: El líder del proyecto debe estar capacitado para gestionar el tiempo para garantizar que el trabajo esté realizado en la fecha acordada. Esto implica priorizar tareas, realizar reuniones eficientes y planificar las tareas diarias, entre otras cosas.

– Ten una visión clara y compartida del proyecto: Todos los miembros del equipo deben estar alineados con los objetivos y alcance del proyecto, así como saber de su evolución en todo momento.

– Asegúrate de que todas las tareas se han completado: Antes de terminar el proyecto, es importante garantizar que todas las tareas se han realizado correctamente y que el producto o servicio cumple con los requisitos establecidos.

– Analiza los resultados: Acabado el proyecto, es importante realizar una reunión de retrospectiva para analizar las lecciones aprendidas y compartirlas con el equipo que ha llevado a cabo el desarrollo (qué se ha hecho bien, qué mal, qué se puede mejorar, etc.).