¿Es Verifactu gratis? Respondemos a todas tus dudas

Hay una posiblidad de crear una factura y equivocarse y tener que rehacerla. Si se utiliza el Verifactu, como se tiene que tratar?

• • En general, se tendrá que actuar de acuerdo con lo que establece el Reglamento de obligaciones de facturación. En este sentido, en principio será necesario gestionarlo a través de la emisión de una factura RECTIFICATIVA. Extraordinariamente, cuando se trate de una operación incorrecta, como por ejemplo que se haya expedido una factura por error cuando no ha habido una auténtica venta, tendrá que realizarse además una operación de ANULACIÓN sobre la operación original procediendo a emitir un registro de anulación. Como cualquier registro de facturación, el registro de anulación irá encadenado al registro de facturación inmediatamente anterior. También es posible, que cuando sea necesario enmendar la información que contiene un registro de facturación que ha sido enviado y aceptado o aceptado con errores por la AEAT, siempre que no se trate de una causa que exija la emisión de una factura rectificativa, se podrá generar un registro de ENMIENDA que será enviado a la AEAT marcando el registro con la opción de Tipo de registro Sustitutivo. En el registro enmendado se incluirá su propia huella del registro de facturación. Como siempre, el encadenamiento tendría que ser con el registro de facturación inmediatamente anterior. El registro de facturación recibido originalmente no podrá sufrir ninguna alteración, y tendrá que conservarse en su estado original dentro del sistema informático del emisor de la factura para garantizar la integridad, conservación, trazabilidad e inviolabilidad del registro generado por el SIF.

Qué se entiende por modificar una factura? Se puede modificar la dirección de facturación, teléfonos, observaciones, etc. Es decir, cualquier dato que no se envíe o no forme parte de la huella?

• • Se pueden ENMENDAR (tipo registro Sustitutivo) cualquier dato que el reglamento de facturación no imponga la emisión de una factura rectificativa. En cualquier caso, si el dato modificado de la factura no está en el registro de facturación generado y firmado / remitido (ni afecta a ninguno de los campos de este), no hay que enmendar nada del registro de facturación generado y firmado / remitido.

El registro de facturación de anulación anula el correspondiente registro de facturación de alta, pero desde el punto de vista del Reglamento de Facturación cómo quedan estas facturas? Se puede volver a enviar con este número o se queda sin utilizar, con un salto de número de factura? 

• • Aunque en principio no se cierra ninguna posibilidad, dado que ha quedado constancia de la factura “errónea”, aunque después haya sido anulada (se recuerda que tendrían que ser casos excepcionales y que esta posibilidad se ha tenido en cuenta para facilitar la gestión de estos casos). El recomendable seria optar para continuar con la numeración siguiente, es decir, no reutilizar -o “saltarse”- el n.º de la factura anulada, puesto que la nueva factura a expedir en principio puede no tener nada que ver con la anulada (en este caso, se generaría un registro de facturación de alta inicial). Sin embargo, no se podría impedir la reutilización del n.º de la factura anulada para asignarlo a la nueva factura (teniendo en cuenta que podría entenderse cómo que la “sustituye”), aunque para lo cual tendría que generarse un registro de facturación de alta sustitutiva.

En caso de error en la factura, por ejemplo en el importe o algún dato identificativo, dirección, etc. No se tendría que emitir una factura rectificativa?

• • Para los ejemplos comentados sería necesario realizar una factura rectificativa.

Tengo clientes a los cuales los ha entrado un virus y se han visto afectadas datos que no se han podido recuperar y se han tenido que regenerar (p.e. volver a entrar las facturas que se hicieron). En un caso así se podría perder el registro, casos de este tipo como se cubrirían? 

• • Si la pérdida solo afecta a registros de facturación, en Verifactu esta situación sería menos problemática porque los registros los tendría la AEAT. En No Verifactu, es el empresario el que tiene que velar por la conservación de los registros de facturación, tal como se fija en la norma. Si la pérdida de datos es de las propias facturas, es un tema delicado que cada SIF tiene que valorar como actuar de acuerdo con sus posibilidades, cumpliendo en cualquier caso con el Reglamento. Si se reintroducen facturas ya expedidas y es VERIFACTU, al reexpedir la factura y remitir de nuevo el registro de facturación daría error en la AEAT (al ya existir riego. de factur. con esta clave de factura: tendría que reexpedir de nuevo con tipo “sustititivo” y/o indicador de “enmendar”, como proceda en cada caso); en caso de NO VERIFACTU, se darían de alta de nuevo las facturas y se generarían los correspondientes registros de facturación, que si se ha conseguido mantener los datos necesarios para el encadenamiento, lo tendrían que continuar (si no, probablemente tendrían que “reinstalar / reconfigurar” como si partieran de cero).