Llibres societaris: què són i com legalitzar-los

Què són els llibres societaris?

Els llibres societaris són documents fonamentals utilitzats per les empreses per mantenir un registre ordenat i legalment vàlid de les seves activitats i decisions. Aquests llibres exerceixen un paper crucial en el funcionament i la transparència de les societats mercantils ja que permeten documentar i preservar informació rellevant sobre la seva estructura, gestió i operacions.

Els llibres societaris són obligatoris? 

Els llibres societaris registren i preserven informació essencial sobre les activitats i decisions d’una societat, però no tots són de caràcter obligatori. 

Els obligatoris

–Llibre d’actes: és un document que totes les societats mercantils, independentment de la seva forma jurídica, han de legalitzar anualment. Aquest llibre recull les actes de les reunions de la societat tant les juntes generals com les juntes extraordinàries. A més, ha d’especificar la data de convocatòria, els assistents i les votacions realitzades en aquestes reunions.

–Llibre de registre de socis: ha de ser presentat per les Societats de Responsabilitat Limitada (SL) i les Societats Limitades Laborals (SLL). Aquest llibre registra la identitat dels socis propietaris de les participacions o accions de la societat així com la seva evolució i transmissió. També inclou informació sobre la constitució de drets reals i altres gravàmens sobre les participacions. En concret, el llibre ha de contenir les dades d’identitat i domicili dels titulars originals de les participacions, les possibles transmissions voluntàries o forçoses, i detalls relacionats amb la constitució de drets reals i altres gravàmens sobre les participacions.

–Llibre de registre d’accions nominatives: és propi de les Societats Anònimes (SA), les Societats Anònimes Laborals (SAL) i les Societats Comanditàries que es constitueixen per accions. Aquest llibre conté un registre complet dels titulars de les accions així com de l’evolució i les transferències d’accions que es realitzen entre els socis que conformen la societat.

–Llibre de contractes de soci únic: ha de ser presentat per les Societats de Responsabilitat Limitada Unipersonal (SLU). En aquest llibre es registren tots els contractes subscrits entre el soci únic i la seva societat. Els contractes han d’estar documentats per escrit o adoptar el format documental requerit per la llei.

Els voluntaris

–Llibre d’actes de reunions de socis: encara que el Llibre d”actes de juntes generals i juntes extraordinàries és obligatori, les societats poden optar per portar un llibre d’actes de reunions de socis addicionals per registrar les decisions preses en reunions de caràcter intern.

–Llibre de registre de poders: aquest llibre pot utilitzar-se per registrar els poders atorgats per la societat a tercers, com apoderats o representants legals, i mantenir un seguiment de les facultats conferides a cada persona.

–Llibre d’inventari i comptes anuals consolidats: encara que el dipòsit dels comptes anuals consolidats és obligatori, algunes empreses poden optar per portar un llibre addicional on es registrin els inventaris i els comptes anuals consolidats de manera més detallada.

Com i quan s’han de legalitzar els llibres societaris?

El procés de legalització dels llibres societaris implica seguir uns certs terminis per a la seva elaboració, dipòsit i legalització d’acord amb la normativa aplicable.

–Elaboració: els llibres comptables han d’elaborar-se tres mesos després del tancament de l’exercici comptable. En general, si l’exercici finalitza el 31 de desembre, el termini per a l’elaboració dels llibres seria fins al 30 de març de l’any següent.

–Dipòsit de comptes anuals: el dipòsit dels comptes anuals ha de realitzar-se en un termini d’un mes a partir de la seva aprovació en la Junta General Ordinària de Socis. Aquesta junta s’ha de celebrar dins dels sis mesos següents al tancament de l’exercici, cosa que significa que el dipòsit es pot realitzar fins al 30 de juliol.

–Legalització: la legalització dels llibres ha de realitzar-se des del moment de constitució d’una nova societat, segons els terminis establerts per la normativa. En general, han de presentar-se anualment abans del 30 d’abril si l’empresa tanca el seu exercici el 31 de desembre o dins dels quatre mesos posteriors al tancament de l’exercici social en altres casos.

En els casos en els quals els llibres mercantils no s’hagin legalitzat en el moment de la constitució, existeix la possibilitat de fer-ho posteriorment. És a dir, es poden incloure en els primers llibres mercantils presentats totes les actes de la societat des de la seva constitució fins a la data de tancament. No obstant això, la validesa d’aquests llibres haurà de ser aprovada pels tribunals, si fos necessari.

Formes de presentar els llibres  societaris

Des de l’aplicació de la Llei 14/2013 de la instrucció de la Direcció General dels Registres i del Notariat, és obligatori presentar-los de forma telemàtica. S’hauran de presentar al Registre Mercantil corresponent al domicili social de l’empresari els llibres comptables i societaris.

Què succeeix si no es compleixen els terminis per presentar els llibres societaris?

Si no es compleixen els terminis per presentar els llibres societaris, poden sorgir diverses conseqüències legals i administratives. Les possibles conseqüències inclouen:

–Sanció tributària: l’incompliment dels terminis pot portar a una sanció tributària segons l’article 200 de la Llei General Tributària 58/2013. Això pot resultar en multes i altres mesures punitives imposades per l’autoritat tributària corresponent.

–Qualificació culpable en el concurs de creditors: en cas que la societat entri en un procés de concurs de creditors, l’incompliment dels terminis per presentar els llibres societaris pot influir en la qualificació del concurs. Segons l’article 164.2.1r de la Llei Concursal, es podria considerar l’incompliment de les obligacions comptables culpable, la qual cosa pot implicar responsabilitats addicionals per als administradors de la societat.

–Validesa probatòria dels documents: l’incompliment dels terminis pot afectar la validesa probatòria dels documents en cas de conflictes interns de la societat o amb tercers. La falta de legalització oportuna dels llibres pot afeblir la posició de la societat en disputes legals i dificultar la prova de fets o acords.

En conclusió, és essencial complir amb els terminis i formes a l’hora de presentar els llibres societaris. En cas de no fer-ho, poden sorgir sancions tributàries, implicacions en el concurs de creditors i problemes en la validesa dels documents en casos de conflictes. 

Fika Economistes i Advocats som un equip d’economistes i advocats que aposta per una gestió de proximitat i que està al dia de les últimes novetats tecnològiques pel que fa a gestió d’empreses i facturació. Si necessites ajuda amb els teus llibres societaris, no dubtis a contractar-nos.